Adatvédelmi tájékoztató

A BookBudapest Kft. számára fontos a vendégek, weboldallátogatók, tulajdonosok és érdeklődők személyes adatainak védelme. Jelen adatkezelési tájékoztató bemutatja, hogy a BookBudapest Kft. milyen személyes adatokat, milyen célból és jogalapon kezel, mennyi ideig őrzi meg azokat, kik férhetnek hozzá, valamint milyen jogok illetik meg az érintetteket.

Az adatkezelés során különösen az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete, azaz a GDPR rendelkezéseit, valamint a vonatkozó magyar jogszabályokat alkalmazzuk.

1. Az adatkezelő

BookBudapest Kft. Székhely: 1074 Budapest, Dob utca 31. 2/14., Magyarország Cégjegyzékszám: 01-09-423530 Adószám: 32426991-2-42 Közösségi adószám: HU32426991 E-mail: office@bookbudapest.hu Telefon: +36 70 283 5888

Adatvédelmi kérdéssel, illetve az érintetti jogok gyakorlásával kapcsolatban az office@bookbudapest.hu címen lehet kapcsolatba lépni velünk.

2. Az adatkezelés alapelvei

Csak olyan személyes adatokat kezelünk, amelyek az adott szolgáltatás biztosításához, foglalás kezeléséhez, jogszabályi kötelezettség teljesítéséhez, kapcsolattartáshoz vagy – megfelelő hozzájárulás esetén – statisztikai és marketingcélhoz szükségesek.

Az adatokat az adott célhoz szükséges mértékben kezeljük, megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel védjük, és azokat nem értékesítjük harmadik személyek részére.

3. A weboldal használata és technikai naplóadatok

A bookbudapest.hu használata során a weboldal működéséhez és biztonságához szükséges technikai adatok keletkezhetnek, például:

• IP-cím;
• a hozzáférés időpontja;
• böngésző és eszköz technikai adatai;
• kért oldal vagy URL;
• hibákhoz és biztonsági eseményekhez kapcsolódó szervernaplók.

Cél: a weboldal működtetése, biztonságának fenntartása, hibák felderítése, jogosulatlan hozzáférések megelőzése.

Jogalap: a BookBudapest jogos érdeke a biztonságos és megfelelően működő weboldal fenntartásához.

Megőrzés: csak a technikai, biztonsági és hibakeresési célhoz szükséges időtartamig.

A production tárhelyszolgáltató:

Websupport Magyarország Kft. 1119 Budapest, Fehérvári út 97–99., Magyarország Cégjegyzékszám: 01-09-381419 Adószám: 25138205-2-43

4. Közvetlen foglalás és foglaláskezelés

A BookBudapest közvetlen foglalási folyamata a SabeeApp rendszeréhez kapcsolódik.

A foglalási folyamat függvényében kezelt adatok lehetnek:

• név;
• e-mail-cím;
• telefonszám;
• ország és más, foglaláshoz szükséges kapcsolattartási adatok;
• érkezési és távozási dátum;
• vendégek száma;
• kiválasztott apartman;
• foglalási azonosító;
• foglalási ár és fizetési státusz;
• foglaláshoz kapcsolódó üzenetek vagy külön kérések.

Cél: a foglalás létrehozása, visszaigazolása és teljesítése, vendégkommunikáció, fizetés, érkezés megszervezése, ügyfélszolgálat, esetleges igények vagy jogviták kezelése.

Jogalap: a szerződés megkötését megelőző, az érintett kérésére tett lépések, valamint a létrejött szálláshely-szolgáltatási szerződés teljesítése; ahol alkalmazandó, jogi kötelezettség teljesítése.

Megőrzés: a tartózkodást követően a szerződéses, számviteli, adózási és jogi igényekhez szükséges időtartamig, illetve a kötelező jogszabályi megőrzési idő végéig.

A SabeeApp a thePass Kft. által működtetett felhőalapú szálláshelykezelő rendszer. A pontos adatkezelő/adatfeldolgozó szerepeket a BookBudapest aktuális SabeeApp-szerződése és adatfeldolgozási megállapodása szerint kell értelmezni.

5. Online fizetés – Stripe

Közvetlen foglalás esetén az online bankkártyás fizetés feldolgozásában a Stripe vesz részt.

A fizetési folyamat során kezelhető többek között:

• fizetendő összeg és pénznem;
• tranzakcióazonosító;
• fizetési státusz;
• a használt fizetési módhoz szükséges technikai információ;
• releváns kapcsolattartási és számlázási adatok.

A BookBudapest nem kér teljes bankkártyaadatokat e-mailben, telefonon vagy WhatsAppon, és nem tárol teljes bankkártyaadatokat saját weboldali adatbázisában.

Cél: online fizetés lebonyolítása, foglalás kifizetésének ellenőrzése, visszatérítés, fizetési vita és csalásmegelőzés.

Jogalap: a szálláshely-szolgáltatási szerződés teljesítése; a Stripe saját kötelező pénzügyi, biztonsági és megfelelési adatkezeléseinél a Stripe által meghatározott jogalap.

Az EGT-ben releváns Stripe-jogi személyek lehetnek:

Stripe Payments Europe, Limited 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Ireland

és ahol alkalmazandó:

Stripe Technology Europe, Limited 1 Wilton Park, Wilton Place, Dublin 2, D02 FX04, Ireland.

Az adott adatkezelési művelettől függően a Stripe adatfeldolgozóként vagy önálló adatkezelőként is eljárhat.

6. GuestAdvisor és kötelező vendégregisztráció

A BookBudapest a SabeeApp GuestAdvisor megoldását használja a vendégfolyamat és a digitális vendégregisztráció támogatására.

A GuestAdvisor kezelhet a foglaláshoz kapcsolódó adatokat, például nevet, e-mail-címet, telefonszámot, érkezési és távozási adatokat, valamint az aktív vendégregisztrációs folyamathoz szükséges egyéb adatokat.

Magyarországon a szálláshely-szolgáltató jogszabályi kötelezettség alapján köteles meghatározott vendégadatokat rögzíteni és a VIZA – Vendég Információs Zárt Adatbázis rendszer felé továbbítani.

A vonatkozó jogszabályoktól függően rögzítendő adatok lehetnek:

• családi és utónév;
• születési családi és utónév;
• születési hely és idő;
• nem;
• állampolgárság;
• anyja születési családi és utóneve;
• 14. életévét betöltött vendégnél személyazonosításra alkalmas okmány vagy útiokmány azonosító adatai;
• a szálláshely címe;
• a tartózkodás kezdő, várható és tényleges befejező időpontja.

14 év alatti vendég esetén a szükséges adatok egyes esetekben a szülő vagy más törvényes képviselő nyilatkozata alapján is rögzíthetők.

Az okmány képét a VIZA-regisztráció keretében nem szabad megőrizni, amennyiben a vonatkozó jogszabály ezt tiltja.

Cél: kötelező vendégregisztrációs kötelezettség teljesítése.

Jogalap: jogi kötelezettség teljesítése.

7. Általános kapcsolatfelvételi űrlap

A weboldalon történő kapcsolatfelvételkor kezelhetjük:

• nevet;
• e-mail-címet;
• telefonszámot, ha megadásra kerül;
• üzenetet;
• beküldés időpontját;
• az űrlap biztonságos működéséhez szükséges technikai adatokat.

Cél: a megkeresés megválaszolása és a kommunikáció kezelése.

Jogalap: ha a megkeresés szerződéskötésre irányul, a szerződéskötést megelőző lépések megtétele; más általános megkeresésnél a BookBudapest jogos érdeke a beérkező megkeresések megválaszolásához.

Megőrzés: az ügy lezárásáig, majd csak az esetleges jogi igényekhez vagy indokolt nyilvántartási célhoz szükséges ideig. Üzleti kapcsolat nélkül maradó érdeklődéseket nem őrzünk meg korlátlan ideig.

A beküldés az adminisztrációs rendszerben tárolható, és a BookBudapest értesítést kaphat róla az office@bookbudapest.hu címen.

8. Tulajdonosi érdeklődés / For Owners

Rövid távú lakásüzemeltetési szolgáltatás iránti érdeklődés esetén az űrlap mezőitől függően kezelhetjük:

• nevet;
• e-mail-címet;
• telefonszámot;
• ingatlan címét vagy környékét;
• ingatlan méretét;
• hálószobák számát;
• befogadóképességét;
• erkélyre, parkolásra és más ingatlanjellemzőkre vonatkozó adatokat;
• szabad szöveges üzenetet.

Cél: az esetleges üzemeltetési együttműködés értékelése, kapcsolatfelvétel és ajánlat előkészítése.

Jogalap: az érintett kérésére történő, szerződéskötést megelőző lépések megtétele.

Megőrzés: az ajánlatkérés és egyeztetés lezárásáig, majd az esetleges jogi igényekhez indokolt ideig. Szerződés létrejötte esetén a további adatkezelésre az együttműködéshez és a vonatkozó jogszabályokhoz szükséges szabályok alkalmazandók.

9. E-mail marketing és hírlevél

A BookBudapest a jövőben lehetőséget biztosíthat hírlevélre, ajánlatokra vagy más marketingcélú e-mail-kommunikációra történő feliratkozásra.

Marketingüzenetet csak megfelelő jogalap, különösen előzetes hozzájárulás alapján küldünk, ahol ez szükséges.

A hozzájárulás önkéntes, nem feltétele a szállásfoglalásnak, bármikor visszavonható, és minden marketinglevélben egyszerű leiratkozási lehetőséget kell biztosítani.

Kezelhető adatok: e-mail-cím, név – ha megadásra kerül –, feliratkozás időpontja, a hozzájárulás igazolásához szükséges adatok és leiratkozási státusz.

Megőrzés: a hozzájárulás visszavonásáig, illetve a hozzájárulás jogszerűségének igazolásához szükséges ideig.

A végleges hírlevélküldő szolgáltató még nincs kijelölve. A hírlevélfunkció élesítése előtt jelen tájékoztatót ki kell egészíteni a tényleges szolgáltató adataival.

10. Analitika, konverziómérés és online hirdetés

A BookBudapest a weboldal teljesítményének mérésére és marketingtevékenységének optimalizálására a jövőben használhatja például:

• Google Tag Manager;
• Google Analytics 4;
• Google Ads konverziómérés;
• Meta Pixel;
• Microsoft Clarity.

A nem feltétlenül szükséges analitikai vagy marketingtechnológiák csak a szükséges felhasználói hozzájárulás után aktiválhatók.

A kezelt adatok a szolgáltatástól függően tartalmazhatnak cookie- és más online azonosítókat, IP-címhez kapcsolódó technikai adatokat, böngésző- és eszközinformációt, látogatott oldalakat, kattintásokat és weboldali interakciókat, kampányforrást és a foglalási folyamat technikailag mérhető lépéseit.

A BookBudapest nem kíván érzékeny adatot vagy teljes bankkártyaadatot marketingplatformoknak továbbítani.

Jogalap: ahol hozzájárulás szükséges, a látogató előzetes hozzájárulása.

A látogató a cookie-bannerben elutasíthatja az analitikai és marketingtechnológiákat, majd később a Cookie settings / Süti beállítások funkcióban módosíthatja választását.

A külön Cookie Policy kizárólag a production környezetben ténylegesen beépített szolgáltatókat, cookie-kat és tageket tartalmazhatja.

11. Szükséges cookie-k

A weboldal használhat a működéshez szükséges technikai cookie-kat vagy hasonló megoldásokat, például:

• weboldal biztonsága;
• session- vagy technikai működés;
• nyelvi beállítások;
• cookie-hozzájárulási választás megjegyzése.

A feltétlenül szükséges technológiákat nem használjuk hirdetési célra.

Az analitikai és marketingtechnológiákat ettől elkülönítve kell kezelni, és a szükséges hozzájárulásig inaktívnak kell maradniuk.

12. Adatfeldolgozók és más címzettek

Az adott adatkezeléstől függően személyes adatokhoz a szolgáltatás ellátásához szükséges mértékben hozzáférhetnek különösen:

• tárhely és IT-infrastruktúra: Websupport Magyarország Kft.;
• szálláshelykezelés, booking engine és GuestAdvisor: SabeeApp / thePass Kft.;
• online fizetés: a Stripe csoport releváns jogi személyei;
• VIZA-val kapcsolatos infrastruktúra: a jogszabályban meghatározott hatóságok és adatfeldolgozók;
• számlázási és könyvelési szolgáltatók;
• jogi és más szakmai tanácsadók, ha egy konkrét ügy miatt szükséges;
• analitikai és hirdetési szolgáltatók csak akkor, ha ténylegesen be vannak építve és a szükséges hozzájárulás rendelkezésre áll.

A pontos szolgáltatói listának mindig a tényleges production konfigurációt kell tükröznie.

13. Adattovábbítás az EGT-n kívülre

Egyes nemzetközi technológiai szolgáltatók – különösen fizetési, analitikai vagy hirdetési szolgáltatók – az Európai Gazdasági Térségen kívül is kezelhetnek vagy elérhetnek személyes adatokat.

Ilyen adattovábbításra csak megfelelő jogi garanciák mellett kerülhet sor, például:

• európai bizottsági megfelelőségi határozat;
• EU Standard Contractual Clauses;
• ahol alkalmazható, EU–USA Data Privacy Framework;
• vagy más, GDPR által megengedett továbbítási mechanizmus.

14. Adatbiztonság

A BookBudapest megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz vagy kíván alkalmazni a személyes adatok védelmére, például:

• HTTPS titkosított kapcsolat;
• korlátozott hozzáférési jogosultságok;
• védett adminisztrátori fiókok;
• biztonságos jelszókezelés;
• rendszeres szoftver- és biztonsági frissítések;
• biztonsági mentések;
• naplózás és hibafigyelés;
• fizetési kártyaadatok kezelésének elkülönítése a Stripe rendszerén keresztül.

Személyes adathoz csak az férhet hozzá, akinek arra feladatának ellátásához szüksége van.

15. Az érintett jogai

A GDPR feltételei szerint az érintett kérheti:

• tájékoztatását személyes adatai kezeléséről;
• személyes adataihoz való hozzáférést;
• pontatlan adatainak helyesbítését;
• adatainak törlését, ha annak feltételei fennállnak;
• az adatkezelés korlátozását;
• adathordozhatóságot, ahol alkalmazható;
• tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen;
• hozzájáruláson alapuló adatkezelésnél bármikor visszavonhatja hozzájárulását.

A kérelmek az office@bookbudapest.hu címen nyújthatók be.

A BookBudapest indokolatlan késedelem nélkül, általában a GDPR szerinti határidőn belül válaszol. A főszabály szerinti válaszadási határidő egy hónap, az összetett vagy nagyszámú kérelmeknél jogszabály szerinti hosszabbítás lehetséges.

Egyes jogok nem korlátlanok; például kötelező jogszabályi megőrzés alatt álló adat nem törölhető a kötelező időtartam lejárta előtt.

16. Panasz és jogorvoslat

Ha az érintett úgy véli, hogy személyes adatainak kezelése jogellenes, kérjük, először vegye fel a kapcsolatot velünk:

BookBudapest Kft. office@bookbudapest.hu

Az érintett panaszt nyújthat be a:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH) 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11. Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9. Telefon: +36 1 391 1400

Az érintett a GDPR és a vonatkozó magyar jog szerint bírósági jogorvoslattal is élhet.

17. Automatizált döntéshozatal és profilalkotás

A BookBudapest jelenleg nem alkalmaz olyan kizárólag automatizált döntéshozatalt, amely az érintettre nézve joghatást váltana ki vagy őt hasonlóan jelentős mértékben érintené.

Ha később hirdetési technológiákkal közönségképzés, remarketing vagy hasonló profilalkotás történik, az csak a vonatkozó hozzájárulási szabályok szerint működhet, és a Cookie Policy-t ennek megfelelően frissíteni kell.

18. Kiskorú vendégek adatai

A BookBudapest weboldala és foglalási folyamata nem kifejezetten gyermekek számára készült.

A szálláshely-szolgáltatás és a kötelező magyar vendégregisztráció miatt azonban kiskorú vendégek személyes adatainak kezelése is szükségessé válhat.

14 év alatti vendégnél a szükséges VIZA-adatok – ahol ezt a jogszabály lehetővé teszi – szülő vagy törvényes képviselő nyilatkozata alapján is rögzíthetők.

19. Külső weboldalak és szolgáltatások

A BookBudapest weboldala harmadik fél által működtetett szolgáltatásokra mutató linkeket vagy integrációkat tartalmazhat, különösen:

• SabeeApp / GuestAdvisor;
• Stripe;
• térképszolgáltatás;
• később aktivált analitikai vagy hirdetési platformok.

Amennyiben egy funkció külső szolgáltatói környezetben nyílik meg, a felhasználót erről szükség szerint tájékoztatni kell.

20. A tájékoztató módosítása

A BookBudapest jelen adatkezelési tájékoztatót szükség szerint módosíthatja, különösen:

• új szolgáltatás bevezetése;
• adatfeldolgozó vagy technológiai szolgáltató változása;
• analitikai vagy hirdetési rendszer bevezetése;
• jogszabályváltozás;
• adatkezelési gyakorlat lényeges változása esetén.

Az aktuális változatnak mindig elérhetőnek kell lennie a bookbudapest.hu oldalon, a hatálybalépés vagy utolsó frissítés dátumának feltüntetésével.

BookBudapest Kft. · 32426991-2-42 · HU32426991 · 01-09-423530 · 1074 Budapest, Dob utca 31. 2/14.